Betriebsorganisation und Kommunikation by Prof. Dr. Ingolf Riedel, Prof. Dr. Gabriele Theuner (auth.)

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3. Arbeitsanweisung für die Nutzer aufbereiten • Einteilung des Inhalts in Vorspann, Hauptteil und Ergänzungen, Inhaltliche Empfehlungen • Vorspann sollte Inhaltsverzeichnis, Übersichten (Geltungsbereich und Gültigkeitsdauer), Abkürzungsverzeichnis, Definitionen und Marginalien enthalten, • Hauptteil sollte Ziel, Festlegung und Darstellung der Arbeitsabläufe (Reihenfolge der Arbeitsschritte) sowie Grobinformationen für alle Führungskräfte und Mitarbeiter sowie Detailinformationen für die betroffenen Mitarbeiter enthalten, • Darstellung sollte vollständig, in sich geschlossen, sprachlich klar und allgemein verständlich sein, • kurze, informative, zielbezogene und nicht wertende Beschreibung, • Erläuterung durch Graphiken, Tabellen und Zeichnungen, eventuell am Beispiel, • Hervorhebung wichtiger Informationen, • auszugsweiser Abdruck von Rechtsvorschriften und anderen Anordnungen, auf die Bezug genommen wird, • Ergänzungen: Anlagen, Arbeitshilfen zur Aufgabenerfüllung (zum Beispiel Ausfüllvorschriften, Musterbelege), umfangreiche und selten benötigte Einzelfallregelungen, Anhänge und das Sachwortverzeichnis.

Abbildung 18). ), Regelbarer Informationsbedarf • aufgabenorientierten Bedarf: alle Informationen zur konkreten Aufgabenerfüllung, • geregelten Ausnahmebedarf: die für vorhersehbare Sonderfälle benötigten Informationen. Der nicht regelbare Ausnahmebedarf beinhaltet alle sonstigen Informationen, die nicht vorhersehbar sind. Dieser Informationsbedarf kann nicht organisatorisch bestimmt werden. Er muß situativ befriedigt werden. Der nicht regelbare Informationsbedarf ergibt sich insbesondere aus dem subjektiven Informationsbedarf der Mitarbeiter.

Neuere Organisationsentwicklungen der "Lean Organisation" (= schlanke Organisation) (vgl. ) unterstreichen diese Forderung. Vorteile einer geringen G liederungstiefe Vorteile einer geringen Gliederungstiefe des Instanzenaufbaus sind: • kurze Informations- und Kornrnunikationswege, • Erhöhung der Flexibilität d er Leitung des Unternehmens, • bessere Möglichkeiten einheitlicher Willensbildung und -durchsetzung, • Minimierung des Leitungs- und Verwaltungsaufwandes. 24 Aufgabe zur Selbstüberprüfung: 5.

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